こんにちは。総務部の豊岡です。
今回は、会社の根幹を支える役目のバックオフィス業務についてお話していきたいと思います。バックオフィスの業務は多岐に渡っていますが、共通して言えることは、全従業員が円滑に業務を遂行できるようにサポートすることです。
バックオフィスとは
バックオフィスはその名の通り、『ビジネスを支える仕事』です。総務・経理・人事を指すことが多いです。バックオフィスとは逆に「営業・顧客対応」を指す言葉は「フロントオフィス」と呼ばれるようです。
近年は、新型コロナウイルスが流行する中で、多くの企業はリモートワークを実施する中、環境設備の整えや労働時間の管理など、これまでとは異なる管理体制もバックオフィスとして、確立していく必要があります。実際にBigmacでもリモートワークを実施することもあり、今までの管理体制を新たに考え直す事が必要とされました。また、企業は膨大な顧客管理情報や社員情報、社外秘の情報を多く取り扱っており、バックオフィスの重要性はとても高いと言えると思います。
バックオフィスが含まれる職種
バックオフィスには何の部門が含まれているのでしょうか？Bigmacのバックオフィス部門と照らしあわせながら説明していきたいと思います。
①総務
総務は社内のすべての部署と関わりを持つ数少ない部署と言えます。組織を円滑に回していくには欠かせない部門です。
仕事内容は会社によって様々です。Bigmacの総務部門は備品管理、従業員の健康管理、社内イベントの企画運営、オフィスづくり、会議の段取り、セキュリティ対策、電話、来客の応対、名刺発注、書類のファイリングや管理、データ入力といった仕事内容となります。バックオフィスの中では一番多岐にわたる業務内容です。
②人事
人事は、従業員の育成、人事採用や配置、評価など、『人』にまつわる業務を行います。自社が求める人材を探し・採用、育てることで、会社の成長につなげることが大きな役割だと思います。
採用面接や、会社説明会の実施、新人スタッフや既存スタッフのフォローなど、人と関わる業務が多いですが、企業の基盤づくりを担っています。
③労務
労務は、従業員が安心し働けるような環境づくりを行う部門。福利厚生や入社、退社の手続き、給与計算や勤怠管理、保険関係の手続きなどを担当しています。
全スタッフのデータを扱うことも多く、労働トラブルの対応も行うため、臨機応変な判断や対応能力が求められますね。
④財務・経理
財務経理は、企業のお金に関する大切な業務を担っています。
経理は、企業の収入・支出を記録・管理し、会社のキャッシュフローを把握します。財務は、資金調達や資産運用などを担当。金融機関とのやり取りも業務の1つとなります。
お金にまつわる業務のため、正確さが求められます。
⑤法務
法務は法律関係を扱っています。契約取引における条文や契約内容の確認を行います。担います。
上記で説明したとおり、バックオフィスの中には様々な部門が入っており、どの部門1つが欠けても機能しません。Bigmacでも上記の部門を構えています。
攻めのバックオフィスについて
上記ではバックオフィスの重要性や役割を簡単にお伝えしましたが、近年はバックオフィスだからといって守りの体制では通用しなくなってきているように思います。
では、「攻めのバックオフィス」とは何を指すのでしょうか？？
おそらく今までのバックオフィスは「ルーティン」をこなすこと、やるべきことは年間で決まっており、その中でいかにミスをせずに、確実に忠実に仕事を行っていくのか。に重きを置いており、徹底して「守る」に特化していた部署だったのではないかと思います。
一方、「攻めのバックオフィス」とは、「ルーティン以上の働きをする」ということだと思っています。同じことだけができても駄目。バックオフィスは多岐に渡る仕事をこなしていかなければなりません。
企業の本音としては、正直バックオフィスには、『バック』に関するすべての仕事を出来てもらわなければ、会社を安心して任せることができないのです。それぐらい、バックオフィスの攻めの姿勢は会社の未来にも大きく関わってきます。
実際にBigmacのバックオフィス部門の仕事内容も多岐に渡っており、様々な業務をこなせなければ、通用しません。
最後に
昔のバックオフィスと今のバックオフィスでは、考え方や動き方など、かなり変化しています。紙を多く使用する部署ですが、最近ではペーパーレス化のために、契約書はすべて電子契約で完結できたり、請求書は郵送ではなくメールでの送信といったように、時間も削減しどれだけ簡略化、効率化できるのかが求められています。バックオフィス部門であっても、現代の仕組や攻めの姿勢に変化していくことは勝ち残っていくためには必然であるとも思います。
