こんにちは、コンテンツデザイン部/取締役の中山です。
制作案件に携わる中で、進行がうまくいかない、なかなか進まない、といった案件も数多く出てきます。反対に、スムーズに進んでいて前倒しで進行できるという案件も多くあります。
前者と後者の比較、スムーズに案件を進めるためにどういったところに注意していけばいいのかを今回はまとめたいと思います。
制作フローを明確にする
サイトを制作すると言っても、どういった流れで何にどれくらい時間がかかるのかがまずはわからないと思います。Bigmacでは、制作におけるフローを明確にして、リリースまでにどういった作業が発生するのか、タスクを細分化して共有することを徹底しています。
制作体制・役割をしっかり決めておく
以前Bigmacでもお客様からもよくいただいていた「誰に何を言えばいいのかわからない」といった部分を明確にすることも大切です。制作に誰が携わって、誰がどのような役割を担っているのか。社内ではもちろん認識しているところではありますが、お客様が迷わないように制作前にしっかり説明を行うことが重要だと考えます。
また、制作案件においては多少なりともお客様にもご協力いただくことが多くなります。確認作業や情報提供など、必ず必要になるものに関しては事前にしっかりお願いをしておくこと、役割分担をしておくことが重要となります。
全体スケジュールの認識を合わせる
リリース日から逆算していつまでにどのフェーズまでを終わらせる必要があるかを考慮しながら制作スケジュールを立てていきます。
その中で、確認期間やフィードバックの期間を明確に設けることで、お互いのタスク管理・スケジュールの認識を合わせていくことが必要となります。
特にお客様によっては社内での確認に時間を要するようなことも考えられるので、そういった場合には制作スケジュールの段階で、社内確認にどれだけの日数を必要とするのかなどをすり合わせできるとその後のやり取りが大変スムーズになります。
定期的なやり取りを行う
大型の制作案件などは、リリースまでの間、定例での打ち合わせも行ったりしています。なかなか文面では伝わりづらい部分や、進捗報告、方向性の確認など、定例での打ち合わせを行うことでスムーズに進行することができます。
デザインのフィードバックなどは特に文面だけでやり取りを行うのは難しい部分もあるため、定期的な打ち合わせを行い口頭での補足をもらうことで、認識が違う、意図が伝わらないというロスをなくします。
また、口頭で伝えても伝わりにくいものに関しては、参考になるイメージを準備することや該当箇所をしっかり伝えるなど、双方で認識に齟齬が出ないようなやり取りを工夫していく必要があります。
また、定期的なやり取りに加えて、現在どういう作業が進行していて、どういう状態なのか、リリースまでにあとどれくらいのタスクがあるのかなど、進捗の見える化をしておくこともスムーズな進行につながります。
小さな不満や要望は早めに伝えてもらう
制作途中で、何か違う、納得がいかないような部分が出てきた場合には早めにお伝えいただくことで早期の軌道修正ができます。
制作が進んでしまうと、前に戻って修正することが大変難しくなってしまうので、ご不満やご要望については早い段階でお伝えいただけると軌道修正しながら制作物を作り上げることができます。
意見を出し合っていくことで良いものが出来上がってくるので、気になったことなどはどんどん担当者に伝えていただけると、結果的に進行がスムーズになってくるので遠慮なく伝えていただけると助かります。
まとめ
制作案件をスムーズに進行させるためには、誰がいつ何を行うのかといった点を明確にしていきお客様と二人三脚で進められる座組みを整えていくことが重要となります。
なんだか進行がうまくいかないな、と思う時には早め早めに対処していくことで大幅な遅延を防ぐことにもつながるので見直していけるといいのではないでしょうか？
