こんにちは。Bigmac総務部の豊岡です。
みなさんは上司・部下間のコミュニケーションを意識したことはありますか？
業務を円滑に進めるためには、絶対に無くてはならないコミュニケーション。コミュニケーションの在り方についても悩んでいる方はいるのではないでしょうか。
そこで、今回はコミュニケーションについて考えてみました。
上司と部下のコミュニケーションが必要な理由
部署スタッフや部下とのコミュニケーションは仕事やプロジェクトを進めていくうえでとても大切なことです。コミュニケーションをしっかり取ることで、会社の成長や部下の成長にも大きく繋がってくると思います。
実際に、私自身も部下を持った時には、どうやってコミュニケーションを取るといいのか？取りすぎも良くないのか・・？など色々悩みました。
部下やスタッフとのコミュニケーションの大事さを知ることで、円滑なコミュニケーションにも繋がりますし、部署としてもいい方向に向かっていくことができます。
生産性の向上
上司と部下のコミュニケーションが密に行われれば、共有事項や目標などこまめに共有することができ、結果的に生産性の向上につながります。
コミュニケーションがうまく取れていないとうことは、共有もしない、質問もできないと悪循環に陥り、結果、生産性も落ち、無駄に考える時間も増えミスに繋がる恐れもあります。
部下・上司の信頼関係
仕事を行ううえで、上司部下スタッフの信頼関係が築けていることはとても重要なことです。お互いの信頼関係を構築するためには、コミュニケーションは必要不可欠なもので、お互いの事を知ることが大切です。
信頼関係が築けていると、こまめな報告や連絡相談やスムーズにしやすくなるため、ミスの防止にも繋がります。
顧客満足度の向上
コミュニケーションを円滑に行えている場合、同時に報連相や情報の共有が徹底されているため、業務効率が上がります。社内の業務効率向上だけではなく、同時に顧客への対応も完全され顧客満足度にも繋がってくると思います。
退職率の低下
コミュニケーションを密にとれていることで、退職率の低下にも繋がります。コミュニケーションを普段からとっていることで、上司は部下の変化に気づきやすくなり、部下も上司に相談しやすい雰囲気になります。実際に私の体験としても、コミュニケーションが不足しているときは、相談できない・・。不安に感じる・・。といったことも発生しました。部下から上司に相談することは、予想以上にハードルが高いことです。上司から歩み寄ることも大切です。
なぜ、コミュニケーションがうまく取れないのか？
では、なぜ部下と上司がうまくコミュニケーションが取れないのか？
雰囲気やコミュニケーションを取るきっかけが無いなど、様々な要因は考えられます。
コミュニケーションを取りづらい雰囲気
上司と部下という上下関係が存在する間柄は、必ず部下は上司に対して、「忙しそうだから話をして手を止めるのは申し訳ない」「質問した内容を聞いてくれるだろうか」など不安要素は絶対に抱えています。
部下から上司に相談することはもちろん大切で業務を進めていく上で、絶対に必要ですが、まずは、上司が話しやすい環境や雰囲気を作ることが大切だと思います。
コミュニケーションを取りやすい雰囲気作りを作ることは、上司が部下に気を使うという意味ではなく、お互いに業務を円滑に進めていくうえで、大切なことなのです。
コミュニケーションのきっかけが少ない
コミュニケーションを取れない要因として、そもそもコミュニケーションをとるきっかけが少ないということもあります。挨拶やミーティングでは話すが、普段はまったく話さない。という方も多いのではないでしょうか？
円滑なコミュニケーションのためには、コミュニケーションの質も大切ですが、そもそも、コミュニケーション量が少ないうちは、コミュニケーションの質を高めることは難しいと思います。まずは、上司から積極的に話しかけていくことが非常に大切だと思います。
コミュニケーション不足の改善
①お礼・挨拶を適当に行わない
人間関係を構築するうえで、お礼や挨拶は欠かすことのできないとても大切なものです。何か小さなことがあっても感謝の気持ちを言葉に出して伝えること、出勤時、退勤時の挨拶は相手の顔を見て行うこと。これらは基本中の基本だと思いますが、できていない方も多いように思います。もちろん、上司と部下の上下関係は関係なく、お礼を伝えることはとても大切なことで、人間関係を良好にするためには必要不可欠だと思います。意識して行いましょう。
②相手の言うことに耳を傾ける
相手の言うことを最初から否定せずに、耳と心を傾け、相手の話を「聴く」ことです。耳を傾けて聞くとは「傾聴」と言います。漢字の通り、相槌や笑顔で反応し、肯定的に聞くことで相手にも安心感を感じさせることです。例えば、忙しいあまり雑な対応をとってしまったり、相手の意見を聞かずに一方的に話をしていては、円滑なコミュニケーションを取ることは難しいかと思います。まずは、相手が何を感じているか、思っているのか耳を傾けてから、話し合いに入りましょう。
③お互いの視点に立つ
上司と部下では、立場も全く違いますし、もちろん仕事に対する視点や考え方も異なります。お互いが自分の立場のことだけを考えるのではなく、上司は部下の視点で考えることで、適切な指導や声掛けができるようになるますし、部下も上司の視点にたつことで、自分が上司だったら、どのような場面で連絡をくれると助かるか。など考えることができます。
実際に、「お互いの立場に立つ」について、総務部内で悩んだ部分でもありました。上司は部下に求めることが大きいあまり、出来ていないときには「なんで出来ていないんだろう？どうして？」といったように出来ていないことにだけフォーカスし、心のどこかでは、自分たちならできるのに・・。という考えに至ってしまうのです。実際に冷静に考えてみると、お互いの立場は全く違い、できるレベルも違うのです。全く同じようにできないほうが普通なのだと感じるようになり、さらに成長してもらうには、どうしらいいのか。といったように、プラスで考えるようになりました。
④こまめに報連相を行う
こまめに報連相を行う習慣をつけることは非常に大切です。もちろん、部下だけが上司に報告を行うだけでなく、上司も部下に報告を行うことが重要かと思います。
お互いに報連相を意識し実践することで、コミュニケーション不足による認識のズレやミスが減少し業務の効率化にも繋がります。
まとめ
上司にとって、部下とのコミュニケーションは、会社にも上司部下にもメリットを生むと考えています。コミュニケーション不足で陥る問題は、すれ違いです。すれ違いが起きることで、業務にも支障をきたす場合もありますし、ミスにも繋がりかねません。
会社や部署、部下の成長のためにも、積極的にコミュニケーションを築いていくことが大切だと思います。
