こんにちは。総務部の豊岡です。
私は、仕事が早い人に共通していることに、事務処理能力を効率的に行っているという共通点があると思っています。なかなか仕事が終わらないと思っている人は、毎日の事務処理や確認作業に時間をかけすぎていないか、一度見直してみましょう。
仕事を効率化できている人の特徴
まずは、仕事が効率的にできている人の特徴について考えてみたいと思います。仕事によっては方法など変わってくると思いますが、基本的に押さえておく必要があることをあげていきます。
仕事を効率化できている人は、業務の全体を把握している
- 業務は何の目的のために行うのか
- 業務完了までにどのくらいの時間がかかるのか
- 自分一人で完結できる業務なのか、複数で行う必要がある業務なのか。
- 業務の優先順位は高いのか低いのか
- 業務の全体把握はできているのか
上記であげたように、業務を行う目的が明確になっており、かかる時間や全体像がある程度把握できていると、業務の進行方法や着手順が判断でき、上司や他の確認が必要な業務や時間がかかりそうな業務から早めに着手する判断ができます。また、急に業務を依頼された場合でも、現状のタスクと差込業務の優先度を判断し対応でき、結果的に効率よく業務を進めることができるようになります。このような整理が得意な人は、その時にやるべき事が明確になっているため、素早く効率良く仕事を進めることができています。
業務ごとでの質を変える
仕事を手を抜くことは許されないと思うかもしれませんが、その仕事に応じて対応の仕方は変えていく必要があります。例えば、社外に送るメールと社内に送るメールで同じくらい丁寧に文章を書く必要があるのか？ということです。社外に送るメールでは失礼のない文章で送る必要がありますが、社内のスタッフとは日ごろからコミュニケーションも取れているため、固すぎない文章でも問題はないです。このように、業務ごとで質を変えることは大切になってきます。
どの仕事も100％完璧に行おうとすると、締め切りに間に合わず、結果的に何の仕事も終わっていない状態に陥ってしまうこともあります。仕事を効率化できる人は、仕事ごとの合格点を正確に判断できています。
事務処理能力について
事務処理能力とは、ざっくりと資料作成や数字の計算やメールの返信などデスク上で行う作業のことを言います。事務処理能力を高めることは、働いているすべての人に必要な能力ですね。
事務処理能力が高い人とは
業務の全体像を把握している
事務処理に時間がかかる人は、目の前にある仕事から順番に完了していこうという傾向があります。しかし、この方法は自分1人では完結できない仕事が出てきてしまったときに、期限までに完了できない可能性も出てきてしまいます。仕事全体を把握でき、優先順位が明確にできることで、自分1人で行う仕事、他の人と一緒に行う仕事を並行して進め、結果的に全体の時間を短縮できます。
以前の業務を活用する
事務作業の中には、以前に行ったことのある作業をベースにできる場合も多く、事務処理能力が高い人は、前例を上手に利用しています。例えば、以前に使用した文章のフォーマットを少し変えて利用したりと、なんでも1から作成しないことです。
仕事のパターンを応用する
事務処理にはいくつかのパターンがありますが、事務処理能力が高い人は、パターンを覚えており、応用することができます。1つの作業には必ず参考になるものや、応用できるものがあるということです。
事務処理を効率化するポイント
業務に優先順位をつける
完了しなければいけない業務が増えると、とにかく目の前にある仕事から処理してしまおう。としてしまいがちです。しかし、1度手をつける前に、今持っている業務の優先順をしっかり考え作業にを行う必要があります。優先順位のつけ方が分からない人は、簡単な仕事は序盤ですぐに終わらせること。終盤で処理の難しい業務を時間をかけて行います。簡単に判断できますね。
業務の目標時間を明確にする
作業効率を上げるためには、1つ1つの業務にかける時間を明確に設定することが絶対に必要です。業務の完了時間を設定しないと、業務にかかっている時間が自分でも把握できずに、なあなあと業務が進んでいる場合が多いです。目標時間や作業にかける時間は明確に決めましょう。
似た業務はまとめて行う
事務作業には似たパターンの業務が多く存在します。似たパターンの業務をまとめて行うことで作業効率化になります。例えば、私も事務処理をしていてよくあるのですが、データ入力と文書作成を行う際に、データ入力と文書作成を交互に行うのではなく、最初にデータ入力を全部完了してから、文書作成をまとめて行う。など、このような1つ1つの作業の工夫をすることで、時間は圧倒的に短縮されます。
最後に
事務処理能力で業務効率化を上げる方法をご紹介しましたが、難しいものではなく、日ごろの業務に意識して取り入れやすいと思います。仕事のタスクが多くて、思ったように仕事が進まないと思っている人は、まずは優先順位を明確にし、しっかりスケジュールを組むことで効率的に回っていくかもしれません。試してみてください。
