遂に2019年も夏になりましたね。このブログも4月から更新を再開しましたが、日々起こる変化が本当に多いので何を月1回の記事にしようか本当に悩みます。特に印象が強かったものを記事にしようと思っていますので、今月はコミュニケーションの質について僕なりの見解を記載させて頂きたいと思います。
昔から現代で起きている大きな変化
まず、この数年感じるのが様々な新しいコミュニケーションツールが開発されていますね。チャット、メッセンジャーなど一昔前にビジネスをやっていた方々には理解が難しいレベルになってきているのは事実だと思います。全てITの進化、社会の変化によって起きていることですが、この流れは僕が60歳になった時にも変わらないものだと思います。
昔はメインで使用していたコミュニケーションツールは間違いなく「対話」「電話」になります。その後にビジネスシーンで主流になったのが「メール」です。更に現代になると「チャット」「メッセンジャー」などが主流になり昔から比べると相当コミュニケーションが変化していると感じます。それが「良い」と判断する人もいますが「悪い」と判断する人もいます。これは人によってというか世代によっての価値観もあるのですが、良いと感じること悪いと感じることが違って当然なので何が正しいという話ではありません。
ただ、これだけの情報量がある現代社会でどんなコミュニケーションが双方にとっていいんだろう？って考えることは少なくありません。
弊社がやったコミュニケーション改革
弊社も6期目に入り多くのお客様とお取引をさせて頂いています。弊社ではメインで使用しているコミュニケーションツールとして「チャットワーク」を使用しています。導入する前は全てメールだったので、下記の点が非常に導入前に心配な点でした。
- セキュリティーは大丈夫なのか？
- 相手に失礼じゃないのか？
- 相手に受け入れてもらえるのか？
- チャットで業務効率があがるのか？
上記のような懸念事項があって導入時はかなり迷いました。しかしチャットワークを導入してから弊社のコミュニケーションは激的に変化したので、導入して本当によかったと思います。最初は動揺するクライアントさんもいましたが、現在は弊社のクライアントさんがほとんどみんな使ってくれています。下記の点がコミュニケーションを変えて良かったことです。
- 社内共有がスムーズになった
- 情報共有の漏れが激減した
- 案件が進むスピードが画期的に早くなった
- アドレスなど覚える必要がなくなった
上記がチャットを導入して本当によくなったことです。現在も従来のようにメールを使用していたら、今の弊社の売上規模には間違いなく成長できていないと思います。いまメールだったら大丈夫かな？ってたまにスタッフと話をしたりしますが、みんな業務が回らないとハッキリ言い切るほどです。電話やメールを全くしないという意味ではないですが、チャットを中心にしたことで無駄な残業や共有の時間が減り、本来集中するべき仕事に集中する時間を確保できたことは本当に大きいと思います。
電話コミュニケーションがメールに変わってチャットに変わって変化についていくのは大変ですが、この先もより凄いテクノロジーが開発されていくのは間違いないので「変化」に順応に対応していく、まず一回使ってみる、ということを心がけることが大事だと思います。ダーウィンの進化論でも言われていますが、変化に対応できる者が一番強い。これはコミュニケーションでも同じことだと思います。
この先、電話のコミュニケーションはどうなる？
僕が一番疑問に感じるコミュニケーションは電話です。思いついた時点で相手に電話して伝えるには最も早いコミュニケーションだと思いますが、同時に相手の予定＆時間を急に割り込んで止めて奪ってしまっているということを忘れてはいけません。電話は何時にかけます！と予約してあれば相手もその時間を用意しているので特別相手の時間を乱すわけではありませんが、急に電話を何回もすると相手に多大なストレスを与えます。相手にも自分のスケジュールがあるので、そこに急に踏み込むとよい印象はないですよね。
最近では主流になってきたのが、オンラインでのミーティングです。これは双方に時間を決めてオンラインで商談をするものなので、一方的なコミュニケーションではなく今の20代～40代に多くの支持を集めているのだと思います。昔は電話しかなかったから、それが普通で上記で僕が記載したような疑問もなかったと思います。しかし、今はこれだけ便利なツールがあるので昔なかった疑問がでてくるんだと思います。
私も電話が嫌いなわけではないですが、きちんと決まったスケジュールの中で日々仕事をしていきたいので、途中で電話で30分～1時間予定していないものが入ると本当に困ります。そういう意味でもこれから重要になっていくのは「相手を思いやる」コミュニケーションだと思います。
SNSでのコミュニケーションも重要な時代
LINEやFacebookメッセンジャーなどこの数年SNSでつながっている人は、そのツールをそのまま使ったコミュニケーションも増えています。これも時代の流れですね。弊社もLINEやメッセンジャーなどよく使っています。それぞれを何に使うか？というルールは予め決めていくことが大切ですが、さっきも記載した通りまずやってみる、何が便利なのか使ってみる、ということが重要だと思います。しばらく使ってみて合わなければやめたらいいんです。ただそれだけなのに新しいテクノロジーを使う前から否定してはいけないと思いませんか？
僕は、会社にチャットを導入した時にこの重要性に気が付きました。いま社内コミュニケーションツールで何を使おうかな？経理ソフトで何を使おうかな？って考えて迷っている方もいると思います。まずは使ってみて判断してくださいね。
時代の変化と共にコミュニケーションも変化します。結局はその質を担保するのはツールではなく人ですが、相手の立場や時間なども思いやって仕事していくのが大切なことだと思います。
