こんにちは。総務部の豊岡です。
ここ1ヶ月弊社としてコミュニケーションの重要性や組織における対話について、多く考えさせられることがありました。今の世の中、チャットなどネット上でのツールが便利になり、効率を考え使用する場面が多々ありますが、最終的には直接のコミュニケーションは何よりも大切だと思うのです。
今回は、相手への伝え方、コミュニケーションについて話していきたいと思います。
伝えることの大切さ
相手に何かを伝える際に、伝えることだけに意識が行き過ぎで、相手には全く伝わっていないことも多く、伝わっていないことは「伝えていない」ことと一緒だと思っています。
会社においても、上司や部下に何かを伝えたとき、自分の気持ちがうまく相手に伝わっていないことはよくあるのではないでしょうか？相手に何が伝わったのか意識することがとても大切になってきます。
相手に何かを伝えた時に、下記のようなことを言われたことはありませんか？
- 今話している内容はなんのこと？
- 分かりやすく説明して
- 何を言いたいのかわからない
また、下記のような経験はありますか？
- 伝達ミスにより修正に手間がかかる
- 相手から欲しい情報が返ってこない
- 自分の想像と違う返答が返ってくる
など、これらの原因は相手だけではなく、自分自身の伝える力の弱さが原因となっていることが大いに考えられます。
自分としては、確実に相手に伝えたつもりでいても、相手との認識に相違がある場合、伝えられた相手は、本質からはずれている場所で物事を進めてしまうのです。伝えた本人も、「全然ちがうことをしている・・・」と悪循環に陥ってしまいます。
正確に相手に伝えることができれば、何を言いたいのか、得たい情報は何なのか、情報の精度も上がり、相手のパフォーマンスも最大限に発揮することができます。お互いの信頼にも繋がり、信頼から発揮される成果はとても価値あるものとなります。
結果的に、チームや組織全体のパフォーマンスも上がり、良いことしかありません。
「何を伝えたか」ではなく「何が伝わったか」
相手に伝える時、うまく話そうということに意識がいきがちになってしまいますが、最も重要なのは、「何を伝えたか」ではなく「相手に何が伝わったか」です。
自分ではしっかり伝えたつもりでいても、自分が想像していたものとは全く違う受け取られ方をされることもあり、内容を全く理解されていないこともあります。
コミュニケーションで大切なことは、「相手に寄り添えるか」ということだと思います。
相手の前提を理解する
相手には相手の正解があり、必ずしも自分と考えがすべて一致しない可能性もあることを意識しておきます。知らず知らずのうちに自分の価値観や前提を相手とのコミュニケーションに織り交ぜてしまいがちですが、すべての人が同じ考えではありません。
相手との前提の違いについて、情報・解釈力・価値観の3つから考えていくと伝え方やコミュニケーションをスムーズに進めることができます。
情報
日ごろ接している情報量の把握をし、コミュニケーションをする双方にどのくらいの情報量の差があるのかを把握します。情報量に差がありすぎる場合、コミュニケーションの成立が難しくなります。
例えば、「社内としてガバナンスを強化していきましょう！」と伝えても、ガバナンスに携わっている人と、全く携わっていない人では、メッセージの受け取り方に大きな差が出てきます。
解釈力
例えば、社内で「今、会社の労働分配率が〇％になった」という話がでたとして、その数字で会社がどのような状況なのかを判断できるかは、各自の「解釈力」に問題となります。この例では、「会計知識」の差によって、理解度が全く違ってくるということです。
コミュニケーションを行う際には、伝える相手がどのくらいのリテラシーを持っているかを正確に把握し、相手によって言葉を選んで伝えることがとても重要です。
価値観
相手の価値観によって、同じ伝え方やメッセージでも全く異なった受け取られ方をされる場合があります。例えば、ミスに対して「今の経験は無駄ではなかった。次に活かそう」と思う人もいれば、「ミスによって自分の時間を削られた」と、考える人もいます。価値観が人それぞれ違うということです。
伝える内容を明確にする
相手に伝える際には、結論、何を伝えたいのか明確に伝えることです。
結論を最初に言い切ります
相手には過程から話すのではなく、伝えたいメッセージ=結論を最初に言い切ることです。過程を長々と話してしますと、結局何が言いたいの？と相手に伝わらないことが多いです。
結論の「根拠」も伝える
結論を伝える際に、必ず結論の根拠も伝えるようにします。結論だけ伝えられても、相手にとっては、「なぜ？」と全く伝わりません。
相手の立場で物事を考える
結論や根拠をしっかり伝えられていても、それが「相手が聞きたいこと」でなければ意味がありません。伝える時は相手の立場に立ち、何を知りたいのか、聞きたいのか、を考えます。
具体性をもたせる
主張や根拠があったとしても、具体性が欠けた場合、相手には伝わりません。具体的な内容で伝えるために、「数字」「イメージ」を伝えることが大切です。
相手が数字で判断し、イメージが頭の中でしやすくなるように伝えます。
最後に
上記でお伝えしたように、相手への伝え方は簡単なようでとても難しく、組織において伝え方の向上が組織全体のパフォーマンスにも影響してくるほど、とても重要なものだと考えています。伝え方の向上は日々の実践から学ぶことができます。「何が伝わったのか」を意識していきましょう！
