こんにちは。総務部の豊岡です。
企業の総務をイメージすると、スタッフを陰からサポートする部署と考えている人は多いのではないかと思います。
しかし、総務にはサポートするだけではなく、会社の目的や目標が達成できるよう、戦略し改良していくことが必要とされていると考えています。
そこで今回は戦略総務について考えていきたいと思います。
普通の「総務」とは
一般的に企業の総務はどのような役割を担っているのか、簡単にご説明したいと思います。
総務の仕事は1つにこれ！とは言えず、多岐にわたっています。
みなさんもよく聞いたことがあると思いますが、「縁の下の力持ち」です。
会社の経営方針や経営理念などをスタッフに伝えることはもちろんのこと、スタッフが働きやすい環境を考え作ることも役割となります。
具体的に言うと、備品の管理・社内設備管理・文書資料作成・社内イベントの企画運営など、書ききれませんが、たくさんの仕事内容が挙げられます。
企業によっては、経理財務、人事労務、法務の仕事も総務が行っていることもあります。ちちなみに、Bigmacの総務部が経理財務・人事労務・法務の仕事も担っています。
総務部にどんなイメージを持っていますか？
総務の仕事は多岐にわたり、スタッフからのSOSに対応する場面も多くありますが、総務部はどのような仕事をしているのか、全体像がいまいち分からない方がほとんどではないかと思います。
直接に売上利益を生んでいる部署ではなく、経営陣ともとても近い部署でもあることから、受動的で固い部署だと思っている方も多くいるのではないかと思います。
総務が目指す姿
戦略総務とは
「戦略総務」という言葉をご存じですか？私自身、最近とても注目している言葉です。
先ほどもお話したとおり、総務のイメージは「管理部門」「縁の下の力持ち」といった受動的な印象を抱いている方は多いと思います。
では、この「戦略総務」の意味としては、言葉通り「総務は戦略を持ち動く」ことですが、会社の目的や目標を達成するために会社の仕組みなどを能動的に改善していうということです。会社基盤は総務であり、攻めの会社には攻めの総務は絶対的に必要です。
戦略総務として目指したいこと
戦略総務として目指したいことを具体的に考えてみました。
まずは、これまでの業務のやり方など全体的に見直すことも必要だと考えており、部署ごとの現状なども把握しておくことです。
- 各コストの見直しと削減
- 会社全体の労働生産性の見直し
- 会社全体の業務に関するノウハウの共有
- 会社の制度を戦略的に改善・見直し
戦略総務になるために
次に、通常の総務ではなく「戦略総務」になるために意識したいことを考えます。
小さなことでも「変えること」からはじめる
たとえ小さなことでも、見直していくことも「戦略総務」として重要なことです。
見直していく方法としては、
「この項目をどうかえよう？」ではなく
「そもそもこの項目は必要なのか？」という なぜ から考えて見直すことです。
不要であれば削除することです。行うことを減らすことで業務効率化が上がることもあります。
情報収集を欠かさない
情報収集を欠かさないことは「戦略総務」としてとても大切なことです。日々の業務に関する情報はもちろんですが、法律の情報や労務の情報、他社の動向や情報など、こまめにチェックしておくことは日々の業務を行ううえでも良いことです。
社内の情報だけでは、なかなか新しいアイデアに触れる機会も少ないため、社外の情報にも触れることで自社でも役に立つ情報を得られることもあります。
様々なアイデアを実行する
様々なアイデアを実行してみましょう。情報収集で様々なアイデアを得たとしても、実践してみなければ意味がありませんよね。
新しい取り組みの実行は簡単には行えないかもしれませんが、経営陣と近い総務だからこそ、会社にとってのプラスなアイデアは実行できるチャンスがあると思います。
現場の把握
「戦略総務」として大切なのは、現場の把握です。現場を把握するためには、現場の声を聞くことも大切です。現場とコミュニケーションを取ることで、アイデアや改善点が見つかることもあります。現場の声を聞くことで、今何を改善すべきなのか、会社として何がプラスなのかを戦略的に考えることができるのです。
まとめ
従来の総務は依頼や要望があったら答える、受動的な役割でしたが、今の時代に受動的な総務は求められていません。企業の土台として組織を先導し積極的な姿勢が求められているのです。戦略総務とは言え、従来の総務業務と内容自体の変化は無く、総務スタッフ1人1人の心構えひとつの問題だと思います。会社を率いる気持ちで前向きの総務であれば、会社も必ず良い方向に進んでいくはずです。
